不少人都誤以為「公司秘書」與「普通秘書」是一樣，以為中小企的公司秘書可有可無。事實上，「公司秘書」是一個香港法定職位。根據香港法例，在香港註冊成立之有限公司均必須有一名公司秘書，主要處理公司事務，直接隸屬於公司，是經過專業培訓並具備國際認可專業資格的專業人士。本文將為你介紹成為公司秘書的資格及要求。
什麼是公司秘書？
公司秘書是一名國際認可、受專業培訓的專業人士，專責為公司服務。由於香港公司對公司秘書的需求越來越大，甚至在近年有公司秘書助理等職位出現。根據香港《公司條例》，每間有限公司都必須委任或聘請最少一名公司秘書。因此，公司秘書是企業的高級行政人員，是有限公司的法定職務，亦可由自然人以外的法人團體（如秘書公司、會計師樓）出任。
公司秘書的職責
公司秘書的主要職責是確保公司的行政合規合法，其職責範圍廣泛，無論行政、法規、會計等領域都要管理，是協助公司實施優良政策的重要角色。公司秘書的職責包括：
制定公司法定帳目記錄
安排董事及股東會議
撰寫會議記錄
代表公司與監管機構溝通
呈報公司周年申報表
辦理股份轉讓及辦理撤銷公司註冊事宜
通知有關公司架構/資料的改變
採取適當行動以符合相關監管環境
監察公司管治的進展
曾有人經比喻公司秘書是掌管着一間公司的生老病死，意思是公司的成立、營運、解決各種問題到結業清盤，都需要公司秘書負責，是極度專業的重要角色。
成立公司（生）：
申請公司註冊證書（CI）、申請商業登記證（BR）、公司名稱查冊（Companies Registry Search）
年度合規（老）：
管理公司的法定書、遞交周年申請表、更新商業登記證
不常規工作（病）：
委任／轉換董事、轉讓股份／增加股份分配、銀行授權簽名人轉換
公司倒閉（死）：
撤銷公司註冊、清盤、剔除註冊
香港公司秘書的要求和必備資格
公司秘書的要求
不論你要否考取了專業資格，要成為一名公司秘書，你需達到某些要求及特質：
對行政及管治、法律、會計三個層面有一定認知
細心謹慎、有耐性，願意對文件逐字推敲斟酌
精通兩文三語，良好溝通技巧
懂得危機處理，了解如何處理不同個案
公司秘書的資格
香港公司秘書可以是一個自然人或一個法人團體。若為個人，需為香港永久性居民；若為法人團體，該法人團體必須在香港有註冊地址或營業地點。而上市公司對秘書的要求較為嚴格。上市公司的秘書必須是個人而非法人團體，該人亦必須是英國特許秘書及行政人員公會香港分會會員、律師、大律師或專業會計師，而且必須得到聯合交易所認可其在學術及專業資格方面足以履行其職責。
根據香港法例，公司秘書一職可由董事兼任，即具有雙重身分。但是，如果公司只有一個董事，那麼該董事就不可以兼任公司秘書。
由我們為你提供香港公司秘書服務，助你降低營運成本及違規風險
不少人認為公司秘書是冷門的專業，但近年有關公司管治的法規在全球愈來愈受到重視，對這方面的專業人才需求甚殷。而他們更是企業管治中一個不可或缺的元素，地位絕對是非一般秘書可比。
創途Smart Way提供專業可靠的香港公司秘書服務，為你降低營運成本及違規風險，遵守香港政府的法律要求，全力拼搏事業。如有興趣了解我們的香港公司秘書服務，歡迎你與我們聯絡。